Международные конференции – это особенные мероприятия, которые регулярно проводятся для специалистов в конкретной отрасли науки или производства. Такие события имеют несколько целей, среди которых:

• обмен опытом между участниками;
• получение необходимой информации непосредственно связанной с темой мероприятия;
• увеличение влияния определенной компании, как правило, главного участника события;
• поиск надежных деловых партнеров с возможностью выхода на международный уровень;
• совместное принятие решения в определенных вопросах.

Существуют и другие цели, которые ставит перед гостями и всеми участниками конференция подобного масштаба.

Особенности организации и проведения мероприятий

Международные конференции являются знаковыми событиями и требуют соответствующего уровня подготовки и организации. Существуют профильные компании и агентства, которые занимаются подготовкой мероприятий различного уровня и масштабов. За проведение такого масштабного события, как правило, берутся инициаторы конференций самостоятельно или привлекают в помощь специальные организации. Можно ли провести максимально успешную конференцию международного уровня и на что обратить внимание при организации события? Существует масса моментов, которые нуждаются в тщательной проработке, а также есть некоторые нюансы и ключевые стадии процесса, на которые следует опираться:

• выбор темы мероприятия. На первый взгляд кажется, что ничего сложного в этом нет и провести конференцию международного масштаба можно практически на любую тематику. Это ошибочное заблуждение, ведь от выбора темы во многом зависит успешность проведения всего мероприятия. Главным критерием должна быть актуальность и инновационность;
• сроки проведения конференции. При планировании мероприятия следует учесть некоторые факторы, например сезонность и наличие аналогичных мероприятий. Это делается для того, чтобы не «раскалывать» целевую аудиторию и преподнести информацию в нужное время;
• выбираем ключевых участников. Мероприятия такого уровня привлекают множество специалистов в определенной сфере, чем стоит и воспользоваться. Несколько известных имен в качестве основных докладчиков или представителей оргкомитета существенно повысят шансы на успех мероприятия и могут привлечь крупных спонсоров, ведь конференции международного уровня считаются весьма затратными;
• правильно планируем бюджет мероприятия. Это один из наиболее важных аспектов в вопросах подготовки проведения конференций любого уровня, особенно международного. Затраты предстоят немалые, и в большинстве случаев организаторы просто физически не имеют необходимой суммы. Найти спонсоров иногда совсем не просто, но, учитывая правильность выполнения предыдущих этапов (актуальность темы, удачные сроки и приглашенные специалисты с мировым именем), найти дополнительные источники финансирования не так уж и сложно. Много крупных компаний согласятся стать титульным спонсором мероприятия такого масштаба, ведь для них это лучшая реклама – затраты относительно небольшие, а вот эффект может быть колоссальным, особенно если мероприятие пройдет успешно;
• заранее раскручиваем проект. Для этого потребуются не только финансы, но и грамотно продуманная стратегия – создание сайта, печатной полиграфии, а также реклама доступными способами. Все это делается для привлечения максимального количества нужных людей – целевой аудитории. Мы не рассматриваем мероприятия закрытого типа, которые имеют свои особенности и ключевые моменты, отличающиеся от международных открытых конференций.

Одним из важных критериев мероприятия такого масштаба является правильный подход к выбору места проведения. Благодаря ЦВК «Экспоцентр» появилась отличная возможность проведения конференций, форумов, съездов или выставок любого масштаба. Здесь организаторы найдут не только необходимые площади для проведения мероприятия, но и все нужное оборудование. Дополнительным преимуществом станет удобное место расположения комплекса и его известность.